Visa (tư cách lưu trú) sắp hết hạn mà chưa biết bắt đầu làm hồ sơ gia hạn từ lúc nào, cần giấy tờ gì, tốn bao nhiêu tiền? Đây là thắc mắc của rất nhiều người Việt đang đi làm ở Nhật, dù bạn đang cầm visa Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou), Kỹ thuật – Nhân văn – Quốc tế, hay Thực tập sinh kỹ năng. Bài viết này tổng hợp đầy đủ quy trình gia hạn visa lao động theo đúng hướng dẫn chính thức từ Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁).
Gia hạn visa là gì, khi nào cần làm?
Gia hạn visa (tiếng Nhật: 在留期間更新許可申請) là thủ tục xin phép tiếp tục ở lại Nhật với đúng tư cách lưu trú đang có (ví dụ vẫn là Tokutei Ginou, vẫn là Kỹ thuật – Nhân văn – Quốc tế), chỉ kéo dài thêm thời gian được phép ở lại, không đổi loại visa. Nếu bạn vẫn làm đúng công việc như tư cách lưu trú cho phép và muốn tiếp tục ở Nhật sau ngày hết hạn ghi trên thẻ cư trú (在留カード), bạn bắt buộc phải nộp hồ sơ gia hạn trước khi visa hết hạn.
Lưu ý quan trọng: nếu để visa hết hạn mà chưa nộp hồ sơ và cũng không thuộc diện đặc lệ kỳ hạn (giải thích ở phần dưới), bạn sẽ rơi vào tình trạng cư trú bất hợp pháp (overstay) — điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng xin visa, đổi việc, thậm chí bị trục xuất sau này. Vì vậy đừng để sát ngày mới lo làm hồ sơ.
Khi nào được nộp hồ sơ gia hạn?
Theo quy định của Cục quản lý xuất nhập cảnh, thời điểm được phép nộp hồ sơ gia hạn là:
- Nếu thời hạn visa hiện tại từ 6 tháng trở lên: có thể nộp hồ sơ từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn.
- Nếu thời hạn visa hiện tại dưới 6 tháng: có thể nộp bất cứ lúc nào trước ngày hết hạn.
- Trường hợp đặc biệt (đang nằm viện, đi công tác dài ngày…) có thể được nộp sớm hơn 3 tháng, nhưng cần liên hệ trước với cục quản lý xuất nhập cảnh nơi mình sẽ nộp hồ sơ để hỏi rõ.
Kinh nghiệm thực tế: nên chuẩn bị hồ sơ và nộp ngay khi đủ điều kiện (khoảng 3 tháng trước hạn), không nên đợi đến sát ngày. Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn là 2 tuần đến 1 tháng, nhưng có thể kéo dài hơn vào mùa cao điểm (tháng 3-4) hoặc nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, công ty phải bổ sung thêm tài liệu.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Giấy tờ cụ thể sẽ khác nhau tùy loại visa (Tokutei Ginou, Kỹ thuật – Nhân văn – Quốc tế, Thực tập sinh kỹ năng, Kỹ năng…), nhưng nhìn chung hồ sơ gia hạn visa lao động thường gồm các nhóm sau:
Giấy tờ cá nhân:
- Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) — mẫu đơn theo đúng loại tư cách lưu trú, lấy tại cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc tải trên website chính thức.
- 1 ảnh thẻ cỡ chuẩn, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất (người dưới 16 tuổi không cần nộp ảnh).
- Hộ chiếu gốc và thẻ cư trú (mang theo để xuất trình, không phải nộp bản gốc).
Giấy tờ liên quan đến công việc (thường do công ty chuẩn bị hoặc phối hợp cung cấp):
- Hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận tiếp tục làm việc, nêu rõ chức danh, nội dung công việc, thời gian làm việc.
- Giấy tờ chứng minh tình trạng hoạt động của công ty tiếp nhận (báo cáo quyết toán thuế, bảng lương gần nhất…) — với Tokutei Ginou, hồ sơ còn chia theo 3 nhóm: thông tin người lao động, thông tin cơ quan tiếp nhận, thông tin theo từng ngành nghề cụ thể.
- Giấy chứng nhận nộp thuế và giấy chứng nhận thu nhập (thường là bản do tòa thị chính nơi cư trú cấp) của năm gần nhất.
Vì danh sách chi tiết khác nhau theo từng loại visa, cách chắc chắn nhất là tra đúng loại tư cách lưu trú của mình trên trang “Thủ tục xin gia hạn thời gian lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh, hoặc nhờ bộ phận nhân sự/nghiệp đoàn quản lý (đối với thực tập sinh) hỗ trợ chuẩn bị — vì họ nắm rõ hồ sơ phía công ty cần nộp kèm theo.
Lệ phí gia hạn visa bao nhiêu?
Lệ phí gia hạn visa hiện nay (áp dụng từ sau đợt điều chỉnh phí năm 2025) là:
- 6.000 yên nếu nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cục quản lý xuất nhập cảnh, đóng bằng tem thu nhập (収入印紙).
- 5.500 yên nếu nộp hồ sơ trực tuyến (オンライン申請).
Lệ phí chỉ phải đóng khi hồ sơ được chấp thuận — nếu hồ sơ bị từ chối, bạn không mất phí này. Tem thu nhập thường được mua ngay tại quầy bán trong trụ sở cục quản lý xuất nhập cảnh.
Nộp hồ sơ ở đâu, ai được nộp thay?
Hồ sơ nộp tại cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú quản lý khu vực nơi bạn đang cư trú (theo địa chỉ đăng ký), giờ tiếp nhận thường là các ngày trong tuần, buổi sáng 9h-12h và buổi chiều 13h-16h.
Người có thể đứng ra nộp hồ sơ:
- Chính bản thân người lao động (bắt buộc nếu bạn đã đủ 18 tuổi trở lên và không thuộc diện được ủy quyền đặc biệt).
- Người đại diện hợp pháp (với người dưới 16 tuổi hoặc trường hợp đặc biệt do bệnh tật…).
- “Người nộp thay” (取次者) đã được cục quản lý xuất nhập cảnh công nhận — thường là nhân viên công ty đang tuyển dụng bạn, nghiệp đoàn quản lý thực tập sinh, hoặc luật sư/hành chính thư sĩ (行政書士) đã đăng ký. Khi có người nộp thay, bạn không cần trực tiếp đến cục xuất nhập cảnh, nhưng vẫn phải đang có mặt tại Nhật Bản trong thời gian xét duyệt.
Ngoài ra, thủ tục gia hạn visa còn có thể nộp trực tuyến qua hệ thống オンライン手続 (thủ tục lưu trú online) của Cục quản lý xuất nhập cảnh nếu công ty/cá nhân đã đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ này.
Nếu visa hết hạn mà chưa có kết quả thì sao? (Đặc lệ kỳ hạn)
Đây là điều khiến nhiều người lo lắng nhất: nộp hồ sơ đúng hạn nhưng đến ngày visa hết hạn vẫn chưa có kết quả xét duyệt. Trường hợp này, pháp luật Nhật có quy định gọi là đặc lệ kỳ hạn (特例期間): nếu bạn đã nộp hồ sơ gia hạn hoặc đổi tư cách lưu trú trước ngày hết hạn nhưng chưa có kết quả, bạn vẫn được tiếp tục ở lại Nhật và làm đúng công việc như tư cách lưu trú cũ, cho đến khi có kết quả hoặc tối đa 2 tháng kể từ ngày visa hết hạn, tùy thời điểm nào đến trước.
Nói cách khác, chỉ cần bạn nộp hồ sơ trước khi visa hết hạn, bạn sẽ không bị coi là cư trú bất hợp pháp trong lúc chờ kết quả (dù đã hết hạn ghi trên thẻ). Nhưng lưu ý: đặc lệ kỳ hạn chỉ áp dụng khi hồ sơ được nộp đúng hạn — nếu nộp trễ (sau ngày hết hạn), bạn sẽ không được hưởng chế độ này.
Những điều cần lưu ý / Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ gia hạn rồi có phải mang thẻ cư trú đi đâu không?
Không cần nộp bản gốc thẻ cư trú, chỉ cần xuất trình khi được yêu cầu. Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ được cấp thẻ cư trú mới (hoặc dán tem xác nhận) tại chính cục quản lý xuất nhập cảnh nơi đã nộp hồ sơ.
Công ty đổi chủ, đổi tên có ảnh hưởng đến hồ sơ gia hạn không?
Có. Nếu công ty tiếp nhận thay đổi thông tin đăng ký (tên, địa chỉ, người đại diện), hồ sơ cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh — nên báo trước cho bộ phận nhân sự để chuẩn bị kỹ, tránh hồ sơ bị yêu cầu bổ sung làm kéo dài thời gian xét duyệt.
Có thể tự nộp hồ sơ một mình không cần công ty hỗ trợ không?
Về mặt thủ tục, bạn hoàn toàn có thể tự nộp nếu đủ 18 tuổi trở lên. Nhưng vì nhiều giấy tờ (bảng lương công ty, giấy tờ thuế doanh nghiệp, giấy xác nhận tiếp tục làm việc) phải do phía công ty cung cấp, trên thực tế gần như luôn cần công ty phối hợp.
Có được đi làm bình thường trong thời gian chờ kết quả không?
Có, miễn là bạn đã nộp hồ sơ đúng hạn và đang trong thời gian đặc lệ kỳ hạn — bạn vẫn được làm đúng công việc như tư cách lưu trú cũ.
Tóm tắt nhanh
Gia hạn visa lao động ở Nhật cần nhớ: nộp hồ sơ trong khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn (nếu visa còn hạn từ 6 tháng trở lên), chuẩn bị đủ giấy tờ cá nhân và giấy tờ công ty, lệ phí 6.000 yên (5.500 yên nếu nộp online), nộp tại cục quản lý xuất nhập cảnh nơi cư trú hoặc qua người nộp thay được ủy quyền, và quan trọng nhất — nộp hồ sơ trước ngày hết hạn để được hưởng chế độ đặc lệ kỳ hạn nếu kết quả chưa có kịp.
Bài viết mang tính chất tham khảo, tổng hợp từ thông tin công khai của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản tại thời điểm đăng bài. Quy định và mức lệ phí có thể thay đổi, vui lòng liên hệ trực tiếp cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực hoặc bộ phận nhân sự công ty để xác nhận thông tin mới nhất trước khi làm hồ sơ.
Nguồn tham khảo: Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (出入国在留管理庁) – moj.go.jp/isa, tra cứu ngày 31/07/2026.
#giahanvisa #visalaodongnhatban #tucachluutru #tokuteiginou #nhatban360
コメント